Papelório terceirizado

Em contínuo crescimento, as empresas que se dedicam à guarda de documentos de outras companhias faturaram R$ 1,2 bilhão no ano passado, 20% a mais do que em 2010, lucrando com a burocracia que prospera no País. Mesmo pequenas e médias empresas que mantinham a documentação relativa às suas operações em arquivos mortos perceberam a vantagem de terceirizar esse serviço, liberando espaço em suas instalações para ampliar escritórios ou expandir atividades, com redução sensível de custos e ganho de produtividade. Estima-se que estão sob a guarda de empresas especializadas nada menos do que 120 bilhões de documentos. E há muito mercado para a expansão, pois milhões de papéis ainda dormem nos arquivos de empresas e instituições.

O Estado de S.Paulo

08 Maio 2012 | 03h08

Segundo reportagem do Estado (29/4), uma empresa da área de biotecnologia, por exemplo, informou que o gasto fixo mensal de R$ 20 mil com a guarda de arquivos caiu para R$ 5 mil com a terceirização. As instituições de ensino podem ter ganhos mais substanciais, pois são obrigadas a manter em seus arquivos, durante anos a fio, registros sobre currículos de professores, dados trabalhistas, histórico escolar de alunos, concessão de diplomas, licenças, etc. Uma faculdade paulista, além do custo para evitar a deterioração de seu vasto papelório, viu-se diante do esgotamento de sua capacidade para receber mais alunos à medida que cada vez mais salas foram sendo tomadas por arquivos. Essa situação significaria menos receitas a não ser que cobrasse uma mensalidade mais alta dos alunos. A terceirização resolveu o problema, proporcionando uma receita extra de R$ 240 mil por mês.

Esse, contudo, não é o único benefício. A informatização chegou também aos depósitos de documentos. Atualmente, muitos deles organizam os papéis que recebem e os digitalizam, colocando-os à disposição dos clientes para informações ou para cópia, quando necessário. Segundo especialistas, o mercado está recorrendo à Tecnologia da Informação para obter soluções que facilitam a vida das empresas nesse terreno. Mas não existe nenhuma lei que dê garantias para que as empresas depositárias, depois de digitalizar documentos rotineiros, possam encaminhá-los para reciclagem, com a permissão do cliente. O banco de dados tem meios para fornecer qualquer dado desejado via internet em questão de segundos, mas em ações judiciais, auditorias ou fiscalização é exigido o documento original para efeito de comprovação de uma transação, declaração ou outro registro qualquer. A depender da localização das empresas, são necessárias algumas horas entre o pedido e o fornecimento do original.

Os prazos legais para a guarda de documentos no Brasil variam de caso a caso, indo de 5 a 31 anos. O fato é que a massa de papéis de uso rotineiro pelas empresas, se digitalizada, não precisaria ser mantida fisicamente arquivada por muito tempo. Para evitar falsificações, existem sistemas de certificação digital, capazes de garantir a autenticidade, a confiabilidade, a integridade das informações, que poderiam ser utilizados para fins legais ou para auditorias ou pelo Fisco, sem obrigatoriedade de apresentação do documento original.

Esse trabalho, se realizado por empresas credenciadas, poderia inclusive dar mais segurança às partes interessadas. Apesar dos cuidados tomados pelas empresas que guardam documentos para prevenção de incêndios ou para evitar que eles sejam corroídos por insetos e roedores, há sempre um risco de acidentes, perdas ou desvios. Com a digitalização, esses riscos podem ser praticamente eliminados. Para maior segurança, além dos dados compilados pelas empresas especializadas, pode-se recorrer a sistemas de backup de documentos. Além disso, os registros das operações diversas constam dos arquivos eletrônicos dos clientes e de repartições públicas. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), em pleno uso, é um bom exemplo.

A existência de modernos centros de depósito de documentos ameniza, mas não chega a resolver um problema estreitamente ligado à mentalidade cartorial que ainda predomina no País.

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